Conditions Générales (CG)

1. Champ d’application

1. Les présentes Conditions Générales (« CG ») régissent les relations contractuelles entre Zenplify SA (« Prestataire ») et ses clients (« Client ») pour l’ensemble des produits et services, y compris ZEN ERP, sauf disposition contraire convenue par écrit.
2. En commandant, en s’inscrivant, en accédant à ZEN ERP ou à tout service associé, ou en les utilisant, le Client accepte les présentes CG.
3. Les conditions générales du Client ainsi que toute modification des présentes CG ne sont valables que si elles ont été expressément acceptées par écrit par le Prestataire.

2. Services, licence et accès

1. Le Prestataire fournit ZEN ERP ainsi que des produits et services associés, principalement sous la forme d’un logiciel en tant que service (« Software-as-a-Service » ou « SaaS ») accessible via Internet.
2. L’étendue des services, y compris les fonctionnalités, l’abonnement, les prestations de support, les tarifs et les autres conditions commerciales, est définie dans l’offre, la confirmation de commande et/ou le contrat applicable (ci-après la « Documentation contractuelle »).
3. Les offres sont valables pendant la durée indiquée. Les commandes ne deviennent contraignantes qu’après leur acceptation et leur confirmation par le Prestataire.
4. Pendant la durée du contrat, le Prestataire accorde au Client un droit d’utilisation non exclusif, non transférable et révocable de ZEN ERP, exclusivement pour ses besoins internes et dans les limites de l’abonnement convenu.
5. Le Client peut accorder à des utilisateurs internes et externes un accès à son compte ZEN ERP. En accordant ces accès et autorisations, le Client autorise le Prestataire à rendre les données du Client accessibles aux utilisateurs autorisés (« Utilisateurs ») et à leur permettre de consulter, créer, modifier et supprimer des données conformément aux droits d’accès définis par le Client. Le Client est seul responsable de l’attribution, de la gestion et de la révocation des droits d’accès des Utilisateurs.
6. Le Prestataire peut vérifier le respect des conditions d’utilisation du logiciel, moyennant un préavis raisonnable et pendant les heures normales de bureau.

3. Mises à jour, maintenance et erreurs

1. Le Prestataire développe continuellement ZEN ERP et peut fournir des mises à jour, des montées de version, des améliorations et des corrections de bogues.
2. Le Prestataire peut également supprimer certaines fonctionnalités, pour autant que l’utilisation essentielle prévue par le contrat n’en soit pas substantiellement affectée.
3. Une erreur logicielle existe lorsque ZEN ERP ne remplit pas de manière significative les fonctions décrites dans la Documentation contractuelle et que son utilisation devient impossible ou fortement limitée. Le Prestataire mettra en œuvre des efforts raisonnables pour corriger ces erreurs importantes dans les limites des possibilités techniques et opérationnelles.
4. Le Client supporte tous les coûts liés à l’adaptation de ses propres systèmes, matériels, logiciels, connexion Internet ou logiciels tiers nécessaires pour assurer la compatibilité avec ZEN ERP.

4. Hébergement et stockage des données

1. Le Prestataire met à disposition une capacité de stockage conformément à la Documentation contractuelle applicable.
2. Si la capacité de stockage convenue est dépassée, le Prestataire peut demander au Client d’acquérir un espace de stockage supplémentaire. Les données dépassant la capacité disponible pourront ne plus être stockées.
3. Le Prestataire met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données du Client contre la perte, les accès non autorisés et toute utilisation abusive, notamment au moyen de sauvegardes raisonnables et de mesures de sécurité adaptées.
4. Le Client demeure seul propriétaire de ses données. Pendant la durée du contrat et durant un mois suivant sa résiliation, le Client peut demander l’exportation de ses données dans le format standard utilisé par le Prestataire. Le Prestataire est en droit de facturer les coûts raisonnablement engagés à cet effet.

5. Données et contenus du Client

1. Le Client est seul responsable de toutes les données, contenus, fichiers, informations et instructions saisis, téléchargés, traités ou transmis dans ZEN ERP par lui-même ou par ses Utilisateurs.
2. Le Client s’engage à ne pas stocker, traiter ou transmettre de contenus illicites ou portant atteinte aux droits de tiers.
3. Si le Prestataire a des raisons raisonnables de soupçonner un contenu illicite, une utilisation abusive, un risque de sécurité ou une violation des droits de tiers, il peut bloquer l’accès aux données ou services concernés. Le Prestataire en informera le Client, sauf si la loi ou une autorité compétente l’en empêche.

6. Sous-traitants et prestataires tiers

1. Le Prestataire peut faire appel à des sous-traitants ou à des prestataires tiers pour fournir, héberger, développer, maintenir ou assister les services.
2. Le Prestataire veille à sélectionner et à instruire ces sous-traitants avec le soin requis. Dans les limites autorisées par le droit applicable, toute responsabilité relative aux sous-traitants et aux prestataires tiers est exclue.
3. Les services tiers, intégrations, interfaces API, logiciels, plateformes et contenus externes sont soumis aux conditions et à la disponibilité des prestataires tiers concernés. Le Prestataire ne fournit aucune garantie concernant ces services tiers et décline toute responsabilité quant au traitement des données effectué par ceux-ci.

7. Intégrations

1. Le Prestataire peut mettre à disposition des interfaces de programmation d’applications (« API ») permettant la communication avec des logiciels tiers.
2. Le Client est responsable de toute intégration, configuration, authentification, échange de données, traitement de données et utilisation de logiciels tiers.
3. Le Prestataire peut modifier, restreindre, suspendre ou supprimer tout ou partie des API lorsque cela est nécessaire pour des raisons de sécurité, juridiques, techniques ou opérationnelles.

8. Services de conseil

1. Le Prestataire peut fournir des services de conseil lui-même ou par l’intermédiaire de prestataires tiers.
2. La Documentation contractuelle applicable détermine si le Client bénéficie de services de conseil et dans quelle mesure.
3. Le Prestataire ne fournit en aucun cas des services réglementés d’assurance, de finance, de conseil juridique, de conseil fiscal ou toute autre activité soumise à une autorisation légale.
4. Lorsque les services de conseil sont fournis par un prestataire tiers, la relation contractuelle relative à ces services existe exclusivement entre le Client et ce prestataire tiers.
5. Le Prestataire peut transmettre au prestataire tiers les informations nécessaires concernant le Client, notamment la raison sociale, l’adresse, les coordonnées, les contrats, les informations relatives à l’abonnement, les numéros de téléphone et les adresses électroniques.
6. Le Client veille à ce que seules les personnes autorisées utilisent les services de conseil.
7. Le Prestataire peut limiter ou mettre fin aux services de conseil pour de justes motifs, notamment en cas d’utilisation excessive, abusive ou inappropriée.

9. Support

1. Le Prestataire fournit un support pendant ses heures d’ouverture et par les canaux de communication publiés, notamment par e-mail, téléphone, chat ou portail de support.
2. Le support ne couvre pas les logiciels tiers, les services tiers, le matériel du Client, les connexions Internet ou les systèmes échappant au contrôle du Prestataire, sauf convention contraire expresse.
3. Le Prestataire n’est pas tenu de fournir un support lorsque le Client a des montants échus et impayés relatifs au service concerné.
4. Le Prestataire peut limiter le support pour de justes motifs, notamment en cas d’utilisation excessive, abusive ou inappropriée.

10. Disponibilité et maintenance

1. Le Prestataire met en œuvre des efforts raisonnables afin d’assurer une haute disponibilité de ZEN ERP.
2. Aucun niveau de disponibilité (« uptime ») n’est garanti, sauf accord exprès dans un contrat de niveau de service (SLA) distinct.
3. Les opérations de maintenance, les mises à jour, les mesures de sécurité, les interventions de dépannage, les incidents techniques, les interruptions d’Internet ou les défaillances de services tiers peuvent entraîner des limitations temporaires de disponibilité.
4. Dans la mesure du possible, les opérations de maintenance planifiées et les mises à jour seront annoncées à l’avance et réalisées en tenant raisonnablement compte des intérêts du Client.
5. Les services tiers sont exclus de cette obligation de disponibilité.
6. Le Prestataire peut réinitialiser des mots de passe, bloquer des comptes ou restreindre l’accès lorsque cela est nécessaire pour des raisons de sécurité, de prévention des abus, de conformité légale ou pour protéger le Prestataire, le Client, les Utilisateurs ou des tiers.

11. Obligations du Client

1. Le Client est tenu de payer les frais d’abonnement, les frais de service convenus ainsi que la TVA applicable.
2. Le Client s’engage à utiliser les services exclusivement à des fins licites et conformément au contrat.
3. Le Client est notamment responsable :
   a) de disposer du matériel, des logiciels, de l’accès Internet et des configurations techniques nécessaires ;
   b) de saisir, maintenir et vérifier ses données ;
   c) de conserver ses identifiants de connexion de manière sécurisée et confidentielle ;
   d) d’empêcher tout accès non autorisé ;
   e) de veiller à ce que tous les Utilisateurs internes (par exemple les employés) et externes (par exemple les mandataires ou les tiers autorisés) respectent les présentes CG ;
   f) de mettre en œuvre des mesures appropriées en matière d’antivirus, de sécurité informatique, de sauvegarde et de contrôle des accès ;
   g) d’informer immédiatement le Prestataire de toute suspicion d’utilisation abusive, de violation de données, d’accès non autorisé ou de compromission des identifiants ;
   h) de respecter toutes les obligations légales et réglementaires applicables, notamment en matière de comptabilité, de fiscalité, de conservation des données, de droit du travail, de protection des données et de réglementation sectorielle.
4. Après la fin du contrat, le Client est responsable d’exporter et de sauvegarder ses données dans les délais utiles.

12. Frais et paiement

1. Les factures sont envoyées par voie électronique à l’adresse e-mail communiquée par le Client. Toute facture qui n’est pas contestée par écrit avant son échéance est réputée acceptée.
2. Sauf convention contraire, les frais sont payables d’avance, par virement bancaire et dans un délai de 30 jours à compter de la date de la facture.
3. En cas de retard de paiement, le Client est en demeure sans mise en demeure préalable. Le Prestataire peut facturer des intérêts moratoires de 5 % par an, sauf si un autre taux a été valablement convenu, ainsi que des frais de rappel, des frais de recouvrement et la réparation de tout dommage supplémentaire.
4. Le Prestataire peut céder ses créances à des tiers ou charger des tiers du recouvrement des montants impayés.
5. En cas de retard de paiement, le Prestataire peut suspendre l’accès à ZEN ERP et aux autres services. Les frais restent dus pendant la période de suspension. L’accès pourra être rétabli après paiement de l’intégralité des montants dus, des frais de rappel, des frais de recouvrement et, le cas échéant, des frais de réactivation.
6. Le Prestataire peut procéder à des vérifications de solvabilité, d’identité, d’adresse et de paiement, ainsi qu’obtenir des informations auprès des autorités, agences de crédit, offices de recouvrement et de toute autre source légalement autorisée.

13. Modifications des CG, des services, des tarifs et des abonnements

1. Le Prestataire peut modifier à tout moment les présentes CG, les services, les fonctionnalités, les conditions contractuelles, les tarifs, les prix et les autres frais.
2. Le Client sera informé de toute modification importante par un moyen approprié, notamment par e-mail, notification dans l’application, publication sur le site Internet ou courrier.
3. Si une modification entraîne un désavantage important pour le Client, celui-ci peut résilier le service concerné dans un délai de 14 jours à compter de la notification. La poursuite de l’utilisation du service après notification vaut acceptation des modifications.
4. Le Prestataire peut adapter ses tarifs une fois par an afin de tenir compte de l’inflation, sur la base de l’Indice suisse des prix à la consommation publié par l’Office fédéral de la statistique. Une telle adaptation ne confère aucun droit de résiliation extraordinaire.
5. Le Client peut augmenter son abonnement à tout moment. Toute réduction d’abonnement ou de prestations n’est possible qu’à l’échéance de la période contractuelle applicable et sous réserve du respect du délai de résiliation prévu.

14. Garantie

1. Le Prestataire garantit que les services SaaS correspondent, dans une mesure substantielle, à la Documentation contractuelle applicable.
2. Le Prestataire ne garantit ni un fonctionnement ininterrompu ou exempt d’erreurs, ni une compatibilité complète avec les systèmes du Client, ni l’obtention de résultats commerciaux particuliers, ni la disponibilité continue des services tiers.
3. Dans les limites autorisées par la loi, toute garantie qui n’est pas expressément prévue dans les présentes CG est exclue.

15. Responsabilité

1. Le Prestataire n’assume aucune responsabilité au-delà des recours expressément prévus dans les présentes CG, notamment en cas d’indisponibilité des services ou du support, ou de perte ou corruption de données.
2. Le Prestataire n’est responsable sans limitation que des dommages résultant d’un dol ou d’une faute grave, dans les cas où cette responsabilité ne peut être limitée en vertu du droit suisse impératif.
3. Dans les limites autorisées par la loi, le Prestataire exclut toute responsabilité pour les dommages indirects, accessoires, consécutifs, spéciaux ou punitifs, notamment les pertes de bénéfices, de chiffre d’affaires, d’activité, les interruptions d’exploitation, les atteintes à la réputation, les pertes ou corruptions de données ainsi que les réclamations de tiers.
4. Dans tous les cas, quel que soit le fondement juridique de la responsabilité, la responsabilité totale du Prestataire est limitée au montant des frais payés par le Client pour le service concerné au cours des douze (12) mois précédant le fait dommageable.
5. Le Prestataire n’est notamment pas responsable des dommages résultant :
   a) du traitement, d’une utilisation abusive, d’erreurs ou d’omissions commis par des Utilisateurs autorisés par le Client ;
   b) d’une utilisation abusive des services ou d’une violation du contrat par le Client ;
   c) des systèmes, matériels, logiciels, connexions Internet ou configurations du Client ;
   d) des services, API, fournisseurs ou intégrations de tiers ;
   e) d’un accès non autorisé résultant d’une défaillance des mesures de sécurité relevant du Client ;
   f) d’un cas de force majeure ou de tout événement échappant au contrôle raisonnable du Prestataire.
6. Le Client indemnisera le Prestataire contre toute réclamation de tiers, ainsi que contre tous les coûts, dommages et dépenses résultant des données du Client, de contenus illicites, d’une utilisation abusive des services ou d’une violation des présentes CG.

16. Durée et résiliation

1. Le contrat prend effet dès que le Prestataire accepte une commande du Client ou dès que le Client commence à utiliser les services.
2. Sauf convention contraire, les abonnements sont conclus pour la durée choisie et sont renouvelés automatiquement pour des périodes successives identiques, sauf résiliation dans les délais prévus.
3. Sauf disposition contraire, chacune des parties peut résilier le contrat moyennant un préavis d’un mois pour la fin de la période d’abonnement en cours.
4. Toute résiliation doit être effectuée par écrit. La date de résiliation est celle de la réception de la notification valable par le Prestataire.
5. Chaque partie peut résilier le contrat avec effet immédiat pour justes motifs.
6. Constituent notamment un juste motif de résiliation immédiate par le Prestataire :
   a) la faillite, l’insolvabilité ou la suspension d’une procédure de faillite faute d’actifs ;
   b) un retard de paiement correspondant au moins à une mensualité, après l’expiration sans effet d’un délai supplémentaire de quatorze (14) jours ;
   c) une violation des lois applicables ou des droits de tiers ;
   d) une violation grave des présentes CG ou d’autres dispositions contractuelles ;
   e) une utilisation des services à des fins illicites, criminelles, abusives ou contraires à l’éthique ;
   f) des risques de sécurité ou une utilisation non autorisée.
7. En cas de décès du titulaire d’une entreprise individuelle, le Prestataire peut communiquer les données ou accorder l’accès au compte à des personnes autorisées, sur présentation de preuves suffisantes de leur intérêt légitime et de leurs droits. En cas de doute ou de contestation, le Prestataire peut refuser la communication ou l’accès jusqu’à clarification.
8. Un mois après la fin du contrat, le Prestataire peut supprimer définitivement les données du Client, sauf si leur conservation est requise en vertu d’obligations légales ou contractuelles, de procédures en cours, d’exigences probatoires ou d’intérêts légitimes.

17. Protection des données

1. Le Prestataire traite les données personnelles conformément à sa Politique de Confidentialité et au droit suisse applicable en matière de protection des données, en particulier la Loi fédérale sur la protection des données (« nLPD »), ainsi que, le cas échéant, au RGPD.
2. Le Client est responsable de s’assurer qu’il dispose de la base légale, des informations, consentements, autorisations et instructions nécessaires pour toutes les données personnelles qu’il saisit ou traite au moyen de ZEN ERP.
3. Lorsque le Prestataire traite des données personnelles pour le compte du Client, il agit en qualité de sous-traitant et traite ces données uniquement conformément au contrat, au contrat de traitement des données et aux instructions licites du Client.
4. Le Client reconnaît que les données peuvent être traitées par des sous-traitants et des prestataires tiers lorsque cela est nécessaire à la fourniture des services.
5. La Politique de Confidentialité du Prestataire ainsi que tout accord applicable relatif au traitement des données conclu entre le Prestataire et le Client font partie intégrante du contrat.

18. Propriété intellectuelle

1. Tous les droits de propriété intellectuelle relatifs à ZEN ERP, aux logiciels, sites Internet, documentations, designs, savoir-faire, marques et autres éléments associés demeurent la propriété du Prestataire ou de ses concédants de licence.
2. Le Client ne bénéficie que des droits d’utilisation limités expressément accordés par les présentes CG ou par la Documentation contractuelle applicable.
3. Le Client ne peut pas copier, modifier, procéder à de l’ingénierie inverse, concéder en sous-licence, louer, donner en location, vendre ou autrement mettre le logiciel à disposition de tiers non autorisés, sauf autorisation expresse du Prestataire.
4. Les commentaires, suggestions ou idées d’amélioration transmis par le Client peuvent être utilisés par le Prestataire sans restriction ni compensation.

19. Confidentialité

1. Chaque partie s’engage à garder confidentielles toutes les informations non publiques reçues de l’autre partie en lien avec le contrat, notamment les secrets d’affaires, informations techniques, informations financières, données du Client et conditions commerciales.
2. Les informations confidentielles ne peuvent être divulguées que dans la mesure nécessaire à l’exécution du contrat, à des conseillers professionnels, à des sous-traitants, aux autorités compétentes ou lorsque la loi l’exige.
3. Le Prestataire peut mentionner le Client comme référence et utiliser des informations générales concernant la relation contractuelle à des fins de marketing, de vente et de relations publiques, à condition d’en informer le Client avant publication. Le Client peut s’y opposer pour de justes motifs.

20. Communications

1. Les communications peuvent être envoyées aux adresses postales ou électroniques fournies par le Client, via le compte ZEN ERP, par notification dans l’application ou par tout autre canal de communication utilisé par le Prestataire. Les communications envoyées à la dernière adresse connue sont réputées valablement reçues.

21. Force majeure

1. Le Prestataire n’est pas responsable des retards ou manquements causés par des événements échappant à son contrôle raisonnable, notamment les catastrophes naturelles, guerres, actes de terrorisme, grèves, pannes d’électricité, défaillances d’Internet, cyberattaques, pandémies, mesures prises par les autorités ou défaillances de prestataires tiers.

22. Clause de sauvegarde

1. Si une disposition des présentes CG est invalide ou inexécutable, les autres dispositions demeurent valables.
2. La disposition invalide sera remplacée par une disposition valable se rapprochant autant que possible, d’un point de vue juridique et économique, de l’objectif poursuivi par la disposition initiale.

23. Droit applicable et for

1. Les présentes CG ainsi que toutes les relations contractuelles entre le Prestataire et le Client sont régies par le droit matériel suisse, à l’exclusion des règles de conflit de lois et des traités internationaux.
2. Le for exclusif est celui du siège du Prestataire, sous réserve des fors impératifs prévus par la loi.

24. Priorité linguistique

1. Si les présentes CG sont disponibles en plusieurs langues, la version anglaise prévaut en cas de contradiction.

Zenplify SA
Chemin de Mornex 3
1003 Lausanne
Suisse

Dernière mise à jour : 06 juillet 2026